BAB II

                        PEMBAHASAN

2.1  Sistem Analisis Biaya

a.         Pengertian Sistem

       Sistem adalah kumpulan / group / komponen apapun baik fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu.

                   Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan system, yaitu yang menenkankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan system yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan system sebagai berikut ini :

                   Suatu Sistem adalah suatu jaringan kerja dari procedure-prosedure yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.

                   Pendekatan system yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan system sebagai berikut ini :

                   Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

b.        Pengertian sistem analisis

                   Pengertian sistem analisis adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan , kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Tahap analisis sistem merupakan tahap yang kritis dan sangat penting , karena kesalahan didalam tahap ini akan menyebabkan kesalahan ditahap berikutnya. Alasan perlunya dilakukan analisis sistem :

a.    Problem-solving: sistem lama tidak berfungsi sesuai dengan kebutuhan. Untuk itu analisis diperlukan untuk memperbaiki sistem sehingga dapat berfungsi sesuai dengan kebutuhan.

b.    Kebutuhan  baru:  adanya  kebutuhan  baru  dalam  organisasi  atau  lingkungan sehingga  diperlukan  adanya  modifikasi  atau  tambahan  sistem  informasi  untuk mendukung organisasi.

c.    Mengimplementasikan ide atau teknologi baru.

d.   Meningkatkan performansi sistem secara keseluruhan

                             Tahap analisis dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem. Tahap ini merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan pada tahap ini dapat menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya. Misalnya anda dihadapkan pada suatu sistem untuk menentukan seberapa jauh sistem tersebut telah mencapai sasarannya. Jika sistem mempunyai beberapa kelemahan, anda harus dapat menemukannya. Tugas ini yang disebut sebagai analisis sistem.

                          Tugas utama dalam menganalisis sistem meliputi :

a.    Menentukan lingkup sistem

b.    Mengumpulkan fakta

c.    Menganalisis fakta

d.   Mengkomunikasikan temuan-temuan tersebut melalui laporan analisis sistem.

                   Fakta merupakan bagian dari informasi yang menunjukkan realita, situasi dan relasi yang menjamin analisis dan pemodelan.

                   Langkah-langkah dasar didalam menganalisis sistem adalah :

a.    Identify, mengidentifikasi masalah

b.    Understand, memahami kerja sistem yang ada

c.    Analyze, menganalisis sistem

d.   Report, membuat laporan hasil analisis

c.         Pengertian sistem analis

                   Sistem analis adalah orang yang menganalisis sistem (mempelajari masalah-masalah yang timbul dan menentukan kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem) untuk mengidentifikasikan pemecahan yang beralasan.

                   Dalam arti luas. Biaya adalah pengorbanan sumber ekonomi yang diukur dalam satuan uang yang telah terjadi atau yang kemungkinan akan terjadi untuk tujuan tertentu. Dalam arti sempit Biaya dapat diartikan sebagai pengorbanan sumber ekonomi untuk memperoleh aktiva.

                   Untuk membedakan pengertian biaya dalam arti luas, pengorbanan sumber ekonomi untuk memperoleh aktiva ini disebut dengan istilah harga pokok. Biaya adalah kas atau nilai ekuivalen kas yang dikorbankan untuk ba irang atau jasa yang diharapkan membawa keuntungan masa ini dan masa datang untuk organisasi.

                  

                   Teknik-teknik dalam pengembangan sistem yang dapat digunakan antara lain sebagai berikut ini :

a.         Teknik manajemen proyek, yaitu CPM (Critical Path Method) dan PERT (Program Evaluation and Review Technique)

Teknik ini digunakan untuk penjadwalan waktu pelaksanaan suatu proyek

b.         Teknik menemukan fakta (fact finding techniques)

Yaitu teknik yang dapat digunakan untuk mengumpukan data dan menemukan fakta-fakta dalam kegiatan mempelajari sistem yang ada. Teknik-teknik ini diantaranya adalah :

1.    Wawancara (interview)

Memungkinkan analis sistem sebagai pewawancara (interviewer) untuk mengumpulkan data secara tatap muka langsung dengan orang yang diwawancarai (interviewee).

2.    Observasi (observation)

Adalah pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang dilakukan yang mana pada waktu observasi analis sistem dapat ikut juga berpartisipsi dengan orang-orang yang sedang melakukan suatu kegiatan tersebut.

3.    Daftar pertanyaan (questionnaires)

Adalah suatu daftar yang berisi dengan pertanyaan-pertanyaan untuk tujuan khusus yang memungkinkan analis sistem untuk mengumpulkan data dan pendapat dari responden-responden yang dipilih.

4.    Pengumpulan sampel (sampling)

Pengambilan sampel adalah pemilihan sejumlah item tertentu dari seluruh item yang ada dengan tujuan mempelajari sebagian item tersebut untuk  mewakili seluruh itemnya dengan pertimbangan biaya dan waktu yang terbatas.

c.         Teknik analisis biaya / manfaat (cost-effectiveness analysis atau cost benefit analysis)

Teknik ini menilai dari sisi kelayakan ekonomis suatu pengembangan sistem informasi.

d.        Teknik untuk menjalankan rapat

Selama proses pengembangan sistem dilakukan, seringkali rapat-rapat diadakan baik oleh tim pengembangan sistem sendiri atau rapat anatara tim pengembangan sistem dengan pemakai sistem manajer, sehingga kemampuan analis sistem untuk memimpin atau berpartisipasi di dalam suatu rapat merupakan hal yang penting terhadap kesuksesan proyek pengembangan sistem.

e.         Teknik inspeksi / walkthrough

Inspeksi merupakan kepentingan dari pemakai sistem dan walkthrough merupakan kepentingan dari analis sistem. Analis sistem melakukan walkthrough untuk maksud supaya dokumentasi yang akan diserahkan kepada pemakai sistem secara teknik tidak mengalami kesalahan dan dapat dilakukan dengan diverifikasi terlebih dahulu oleh analis sistem yang lain. Pemakai sistem melakukan inspeksi untuk maksud menilai dokumentasi yang diserahkan oleh analis sistem secara teknik tidak mengandung kesalahan.

2.2  Peran Analisis Biaya

a.          Untuk mengendalikan biaya

Pengendalian  merupakan  upaya memelihara ketentuan- ketentuan yang telah ditetapkan  agar tidak terjadi penyimpangan dalam operasional.

b.         Untuk menentukan keputusan strategi harga

                   Kotler dan Armstrong (1994, h. 341) berpendapat bahwa ada dua faktor utama yang perlu dipertimbangkan dalam menetapkan harga, yakni faktor internal perusahaan dan faktor lingkungan eksternal. Faktor internal perusahaan mencakup tujuan pemasaran perusahaan, strategi bauran pemasaran, biaya dan organisasi. Sedangkan faktor lingkungan eksternal meliputi sifat pasar dan permintaan, persaingan, dan unsur-unsur lingkungan lainnya.

c.          Untuk merencanakan laba

                   Perencanaan merupakan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil  yang  diinginkan.  Pada  dasarnya  perencanaan  itu  merupakan  fungsi manajemen yang berhubungan dengan pemilihan berbagai alternatif tindakan dan  perumusan  kebijakan.  Suatu  perencanaan  bisa  terealisir  apabila manajemen  berhasil  dalam  menjalankan  perusahaan  yang  diukur  dengan besarnya laba (profitability).

Pengertian perencanaan laba menurut Machfoedz (1996: 289) adalah sebagai berikut :Perencanaan laba (profit planning) sering disebut budget perencanaan (planning budget) atau rencana operasi (plan operation) adalah rencana dari manajemen yang meliputi seluruh tahap dari operasi di masa yang akan datang untuk mencapai tujuan perusahaan dibagi ke dalam dua jenis rencana yaitu rencana jangka pendek dan rencana jangka panjang.

Menurut Supriyono (2002: 331) “Perencanaan laba (profit planning)
adalah perencanaan yang digambarkan secara kuantitatif dalam keuangan dan ukuran  kuantitatif  lainnya.  Didalamnya  juga  ditentukan  tujuan  laba  yang dicapai oleh perusahaan.

Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa perencanaan laba adalah rencana kerja  yang telah diperhitungkan dengan cermat dan digambarkan secara kuantitatif dalam bentuk laporan keuangan untuk jangka pendek dan jangka panjang.

d.         Untuk menghitung laba/rugi

                   Dalam pengertian L aba/Rugi adalah selisih jumlah antara jumlah penerimaan dengan jumlah biaya produksi.

2.3  Informasi

                     Kata informasi berasal dari kata Perancis kuno informacion (tahun 1387) yang diambil dari bahasa Latin informationem yang berarti “garis besar, konsep, ide”. Informasi merupakan kata benda dari informare yang berarti aktivitas dalam “pengetahuan yang dikomunikasikan” .

                   Informasi merupakan fungsi penting untuk membantu mengurangi rasa cemas seseorang. Menurut Notoatmodjo (2008) bahwa semakin banyak informasi dapat memengaruhi atau menambah pengetahuan seseorang dan dengan pengetahuan menimbulkan kesadaran yang akhirnya seseorang akan berperilaku sesuai dengan pengetahuan yang dimilikinya.

                   Beberapa pengertian Sistem Informasi Manajemen menurut para ahli :

a.    Menurut Barry E.Cushing, SIM adalah :

                   Suatu sistem informasi manajemen adalah Kumpulan dari manusia dan sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk mengahasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.

b.    Menurut Frederick H.Wu SIM adalah :

                   Sistem Informasi Manajemen adalah kumpulan-kumpulan dari sistem-sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen.

c.    Menurut  L. James Havery , SIM adalah:

                   prosedur logis dan rasional untuk merancang suatu rangkaian komponen yang berhubungan satu dengan yang lainnya dengan maksud untuk berfungsi sebagai suatu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan.

                   Sistem Informasi merupakan sebuah sarana vital atau penting dalam suatu perusahaan dikarekan SIM dapat membantu manajer suatu perusahaan atau organisasi untuk membuat keputusan dalam menyelesaikan masalah di manajemen bisnis yang semakin rumit dan dinamis ini.

                   Pengembangan sistem informasi merupakan suatu investasi dari seluruh sumber daya yang dikeluarkan untuk mendapatkan manfaat dimasa mendatang. Dimana investasi yang dikeluarkan, sebagai hasilnya adalah, suatu sistem informasi yang nantinya, akan memberikan manfaat baru yang dapat berupa penghematan, efektifitas serta efisiensi dari segi biaya. Akan tetapi apabila manfaat yang diharapkan lebih kecil, dari sumber daya yang dikeluarkan, maka sistem informasi tersebut, dikatakan tidak layak untuk dibangun atau dikembangkan. Oleh karena itu, sebelum sistem informasi tersebut dibangun atau dikembangkan, maka perlu dihitung kelayakan ekonomisnya. Untuk melakukan proses analisa biaya & manfaat ini diperlukan 2 (dua) komponen :

a.         Komponen biaya (cost)

b.        Komponen manfaat (Effectivitness)

       Komponen biaya yang berhubungan dengan pengembangan suatu sistem informasi dapat diklasifikasikan ke dalam 4 (empat) kategori utama, yaitu :  
a.    Biaya pengadaan (procurement cost)

b.    Biaya persiapan operasi (start up cost)

c.    Biaya proyek (project related cost)

d.    Biaya tambahan

                   Biaya pengadaan (procurement cost) merupakan semua biaya yang terjadi sehubungan dengan pengadaan perangkat keras (hardware), yaitu sebagai berikut :

a.         Biaya konsultasi pengadaan perangkat keras.

b.        Biaya pembelian atau sewa beli perangkat keras.

c.         Biaya instalasi perangkat keras (install hardware, pasang modem, internet server).

d.        Biaya ruangan untuk perangkat keras (renovasi ruang kerja dan pemasangan AC, instalasi listrik).

e.         Biaya yang berhubungan dengan manajemen dan staff untuk pengadaan hardware / perangkat keras.

                   Biaya pengadaan ini biasanya merupakan biaya yang harus dikeluarkan pada tahun-tahun pertama sebelum sistem di operasikan, kecuali untuk pengadaan perangkat keras dengan cara pembelian atau sewa beli (leasing).

                   Biaya persiapan operasi (start up cost) ini berhubungan dengan semua biaya untuk membuat sistem siap untuk beroperasi. Yang termasuk biaya–biaya persiapan operasi adalah sebagai berikut :

a.         Biaya pembelian perangkat lunak sistem (software).

b.        Biaya instalasi peralatan komunikasi (sambungan telepon).

c.         Biaya persiapan personil (recruitment).

d.        Biaya re-organisasi.

e.         Biaya manajemen dan staf yang dibutuhkan dalam kegiatan persiapan operasi.

                   Biaya persiapan operasi ini, juga biasanya merupakan biaya-biaya yang terjadi di awal tahun, sebelum sistem dioperasikan.

                   Biaya proyek (project related cost)  ini berhubungan dengan biaya-biaya untuk mengembangkan sistem sampai dengan penerapannya. Yang termasuk biaya proyek adalah sebagai berikut :

a.         Biaya dalam tahap investigasi

1.     Biaya untuk melakukan studi awal

2.    Biaya dokumentasi (ATK & Fotocopy)

3.      Biaya rapat dan akomodasi

4.      Biaya staf yang berhubungan dengan tahap investigasi

b.        Biaya dalam tahap analisa

1.      Biaya untuk mengumpulkan data

2.      Biaya dokumentasi (ATK dan fotocopy)

3.      Biaya rapat dan akomodasi

4.      Biaya staf analis sistem

5.      Biaya staf yang berhubungan dengan tahap analisa

c.         Biaya dalam tahap perancangan sistem

1.      Biaya pembuatan dokumen sistem (input/output)

2.      Biaya dokumentasi (ATK dan fotocopy)

3.      Biaya rapat dan akomodasi

4.      Biaya staf analis sistem dan programmer

5.      Biaya pembuatan dan pembelian software aplikasi

6.      Biaya staf yang berhubungan dengan tahap perancangan

d.        Biaya dalam tahap penerapan sistem

1.      Biaya konversi sistem

2.      Biaya dokumentasi (ATK dan fotocopy)

3.      Biaya rapat dan akomodasi

4.      Biaya staf analis sistem

5.      Biaya pelatihan personil (training dan penyuluhan)

      

Bila sistem yang dikembangkan oleh sebuah konsultan Teknik Industri diluar perusahaan, maka akan terjadi tambahan biaya, yaitu honor konsultan.

a.         Biaya operasi

                   Biaya operasi (on going cost) adalah biaya-biaya yang dikeluarkan untuk mengoperasikan sistem, supaya sistem dapat berjalan dengan baik.

b.        Biaya pemeliharaan

                   Biaya pemeliharaan (maintenance cost) adalah biaya yang dikeluarkan untuk merawat sistem dalam masa operasinya.

                  

                   Yang termasuk biaya operasi dan biaya perawatan sistem adalah sebagai berikut:

a.         Biaya personil (operator, admin, DBA, network admin, dll)

b.        Biaya overhead (listrik, telpon, asuransi, supplies)

c.         Biaya perawatan hardware (reparasi, service)

d.        Biaya perawatan software (modifikasi modul program)

e.         Biaya perawatan peripheral (AC, UPS, modem, hub, kabel UTP dll)

f.         Biaya staf yang terlibat dalam operasional sistem

g.        Biaya kontrak untuk konsultan Teknik Industri selama operasi sistem

h.        Biaya penyusutan (depresiasi)

                         Berbeda halnya dengan biaya-biaya lainnya, yang biasa terjadi sebelum operasi sistem diterapkan, sedangkan biaya operasi & perawatan sistem terjadi secara rutin, selama sistem tersebut beroperasi.